Кадровый учёт для малого бизнеса: минимальный набор документов

Как только вы приняли первого сотрудника, у вас появляется кадровый учёт — и проверки трудовой инспекции. Хорошая новость: для малого бизнеса и микропредприятий закон разрешает вести кадры по упрощённой схеме. В статье — минимальный обязательный комплект документов, чек-лист «при приёме», таблица штрафов за отсутствие и разбор послаблений для микропредприятий.

Когда возникает кадровый учёт

Пока предприниматель работает один, кадрового учёта нет: нет работников — нет трудовых отношений. Обязанность возникает в момент, когда вы принимаете первого человека по трудовому договору.

Важно: отсутствие письменного договора не отменяет обязанностей. Если человек фактически допущен к работе с вашего ведома, трудовые отношения уже возникли, и оформить договор нужно в течение трёх рабочих дней. «Взять по-серому» — не способ избежать кадрового учёта, а прямое нарушение.

Договоры ГПХ (подряд, оказание услуг) кадрового учёта в полном объёме не требуют, но если по факту человек ходит на работу по графику, подчиняется правилам и получает оклад — инспекция переквалифицирует такой договор в трудовой со всеми последствиями.

Отдельно стоит разобраться с формой бизнеса. У ИП и ООО кадровые обязанности при найме практически одинаковые: и тот, и другой работодатель обязан заключать трудовые договоры, вести приказы, табель и подавать отчётность по сотрудникам. Разница в том, что у ИП чуть меньше формальностей по локальным актам, а у ООО кадровый учёт почти всегда идёт в связке с бухгалтерским. Если вы только выбираете форму, сначала стоит определиться с системой налогообложения — от неё зависит нагрузка на учёт в целом. Полезно заранее прикинуть и режим: об этом мы писали в материале о том, как выбрать систему налогообложения, и в пошаговой инструкции, как открыть ООО.

Ещё один частый вопрос — с какого момента считать «первым сотрудником». Отсчёт идёт не от даты, когда вы «планировали нанять», а от фактического начала работы человека. Поэтому опасно давать сотруднику задачи «на испытательный срок без договора»: с точки зрения инспекции трудовые отношения уже есть, а документов нет — это готовое основание для штрафа.

Минимальный набор документов

Условно документы делятся на три группы: обязательные для всех, обязательные при определённых условиях и те, что нужны на каждого сотрудника.

1. Обязательные локальные акты (у работодателя)

• Штатное расписание (форма Т-3 или своя) — перечень должностей, окладов, ставок;
• Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) — режим работы, отпуска, дисциплина;
• Положение об оплате труда и премировании — как считается зарплата и бонусы;
• Положение о защите персональных данных и согласия работников (152-ФЗ);
• Документы по охране труда — инструкции, журналы инструктажей;
• График отпусков (форма Т-7) — утверждается не позднее чем за две недели до нового года.

Для микропредприятий часть этих актов можно не оформлять — см. раздел о послаблениях ниже.

2. Документы на каждого сотрудника

• Трудовой договор в двух экземплярах (один — работнику под подпись);
• Приказ о приёме на работу (форма Т-1 или своя);
• Личная карточка (форма Т-2) — по желанию, но удобно;
• Трудовая книжка (бумажная и/или сведения ЕФС-1);
• Табель учёта рабочего времени (форма Т-13) — ведётся ежемесячно;
• Согласие на обработку персональных данных.

3. Документы «по событию»

• Приказы на отпуск, командировку, перевод, увольнение;
• Заявления работника (на отпуск, увольнение и т. д.);
• Дополнительные соглашения к трудовому договору (при изменении условий);
• Записка-расчёт при увольнении.

Таблица: документ, зачем, кто оформляет

Ориентир по минимальному комплекту для малого бизнеса с несколькими сотрудниками:

Разброс комплекта: зависит от численности, наличия вредных условий труда, сменного графика и того, микропредприятие вы или нет.

Обратите внимание: часть документов оформляется один раз и живёт годами (ПВТР, положение об оплате труда, положение о персональных данных), часть — ежегодно (график отпусков), а часть — каждый месяц (табель) или по событию (приказы). Именно ежемесячные и «событийные» документы чаще всего забывают вести, потому что они требуют дисциплины, а не разового усилия. Табель, который «дорисовали за полгода перед проверкой», инспектор распознаёт сразу.

Хранение тоже имеет значение. Кадровые документы относятся к бумагам с длительными сроками хранения: трудовые договоры, приказы по личному составу и документы о зарплате хранятся десятилетиями, потому что по ним потом подтверждается стаж работника. Потерянный трудовой договор — это не только риск штрафа, но и проблема для самого сотрудника при выходе на пенсию.

Чек-лист при приёме сотрудника

Пошаговый порядок оформления первого (и любого следующего) работника:

1. Получить документы от работника. Паспорт, СНИЛС, ИНН, трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, документ об образовании, при необходимости — военный билет, медкнижка.
2. Ознакомить с локальными актами под подпись. ПВТР, положение об оплате труда, инструкции по охране труда — до подписания договора.
3. Заключить трудовой договор. Два экземпляра, один — работнику под подпись о получении.
4. Издать приказ о приёме. Ознакомить работника под подпись в течение трёх дней.
5. Внести сведения в трудовую книжку или подать ЕФС-1. Электронные сведения подаются в СФР не позднее следующего рабочего дня после приказа.
6. Оформить согласие на обработку персональных данных.
7. Провести первичный инструктаж по охране труда и зафиксировать в журнале.
8. Завести карточку Т-2 (по желанию) и включить сотрудника в табель.

Нарушение сроков подачи ЕФС-1 — одна из самых частых причин штрафов у малого бизнеса, потому что срок очень короткий.

Послабления для микропредприятий

Если ваш бизнес относится к микропредприятиям (среднесписочная численность до 15 человек и доход в пределах лимита), Трудовой кодекс разрешает упрощённый кадровый учёт по главе 48.1 ТК РФ.

Что можно:

• Полностью или частично отказаться от локальных нормативных актов: ПВТР, положения об оплате труда, о премировании, графика сменности и др.;
• Вместо них включить необходимые условия прямо в трудовой договор по типовой форме, утверждённой Правительством РФ.

Чего нельзя: отказаться от самого трудового договора, приказов, ведения трудовых книжек / ЕФС-1, табеля и воинского учёта. Минимальный «персональный» комплект на каждого сотрудника остаётся обязательным.

На практике. Типовой трудовой договор для микропредприятий — это удобный способ закрыть кадровый минимум без десятка отдельных положений. Но как только численность превысит порог, все локальные акты придётся оформить в общем порядке — лучше не откладывать.

Воинский учёт и охрана труда

Два участка, о которых малый бизнес часто забывает:

Воинский учёт. Организации обязаны вести воинский учёт военнообязанных сотрудников независимо от численности. Нужно назначить ответственного, вести карточки и подавать сведения в военкомат. За нарушения предусмотрены отдельные штрафы, и их размер в последние годы вырос. Точный перечень обязанностей уточняйте в своём военкомате.

Охрана труда. Даже в офисе с парой сотрудников нужны: инструкции по охране труда, вводный и первичный инструктажи с записью в журнале, а при определённых условиях — оценка профессиональных рисков и спецоценка условий труда (СОУТ). Для микропредприятий часть процедур упрощена, но полностью охрану труда игнорировать нельзя.

Штрафы за отсутствие документов

Основная статья — ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства). Ориентировочные диапазоны (точные суммы уточняйте в актуальной редакции КоАП):

Ключевой момент: штрафы часто считаются за каждого сотрудника и за каждое нарушение. При проверке трудовой инспекции по десятку работников суммы складываются, и итог может превысить годовую стоимость аутсорса кадров.

Есть и второй уровень риска — доначисления. Если инспекция или ФНС установят, что человек фактически работал, но не был оформлен, работодателю доначислят НДФЛ и страховые взносы за весь период фактической работы, плюс пени. То есть «экономия на оформлении» превращается в оплату задним числом всех налогов и взносов, которые вы не платили, — да ещё со штрафом сверху. Именно поэтому неоформленный сотрудник почти всегда обходится дороже оформленного.

Отдельно напомним про блокировки и внимание банков: массовые «серые» выплаты физлицам с расчётного счёта могут привлечь внимание в рамках 115-ФЗ. Если банк заподозрит обналичивание под видом зарплаты, счёт могут ограничить — об этом механизме мы подробно писали в материале, почему блокируют счёт по 115-ФЗ.

Частые ошибки малого бизнеса

1. Договор ГПХ вместо трудового. Если человек работает по графику и подчиняется правилам — это трудовые отношения. Переквалификация грозит доначислениями и штрафом.
2. Пропуск срока ЕФС-1. Сведения о приёме и увольнении подаются на следующий рабочий день. Про этот срок забывают чаще всего.
3. Нет ознакомления под подпись. Работник должен расписаться в приказах и локальных актах. Без подписи документ трудно использовать в споре.
4. Не ведётся табель. Без табеля невозможно обосновать начисление зарплаты и переработок.
5. Забыли про воинский учёт. Организации ведут его независимо от численности — про это узнают обычно после запроса из военкомата.
6. Кадры и бухгалтерия ведутся вразнобой. Данные по сотрудникам должны совпадать в кадрах и в отчётности (6-НДФЛ, РСВ, ЕФС-1), иначе — расхождения и требования ФНС/СФР.

Многие из этих ошибок пересекаются с типичными бухгалтерскими промахами — подробнее в разборе топ-15 ошибок бухгалтеров.

Главное. Минимальный кадровый комплект для малого бизнеса — это трудовой договор, приказ о приёме, штатное расписание, табель и сведения в ЕФС-1 на каждого сотрудника. Микропредприятия вправе заменить локальные акты типовым трудовым договором, но не могут отказаться от учёта совсем. Ведите документы сразу и по срокам — восстанавливать кадры задним числом дороже и рискованнее, чем оформлять вовремя.

Частые вопросы